Política de Privacidad y Seguridad del Sitio Web

Podemos recopilar o recibir información personal que usted proporciona voluntariamente, directamente a nosotros o mediante herramientas utilizadas por la clínica, incluyendo formularios, portales, programación de citas, admisión de pacientes, comunicaciones, facturación o servicios de gestión de práctica.

Esta información puede incluir:

• Nombre y apellido.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Dirección postal.
• Fecha de nacimiento, cuando sea necesaria para identificación del paciente.
• Solicitudes de cita.
• Información de seguro o facturación.
• Información enviada mediante formularios o portales utilizados por la clínica.
• Preguntas, comentarios, sugerencias o mensajes enviados por correo electrónico o formulario de contacto.
• Comunicaciones enviadas a la clínica.
• Información dental, médica o relacionada con la salud cuando sea necesaria para prestar atención odontológica.
• Registros clínicos, notas de tratamiento, radiografías, imágenes dentales, fotografías, recetas, remisiones y documentación relacionada, cuando aplique.
• Información técnica del sitio web, como dirección IP, navegador, dispositivo, páginas visitadas, cookies y tecnologías similares.

Cierta información enviada mediante formularios clínicos, programación de citas, admisión de pacientes o portales puede ser recopilada, alojada y procesada directamente por Tebra u otros proveedores utilizados por la clínica, y no necesariamente almacenada directamente a través del sitio web público de Excellence in Dentistry.

La información enviada mediante correo electrónico o formulario de contacto general puede ser recibida y almacenada en los sistemas de correo electrónico o comunicación utilizados por la clínica, con el propósito principal de responder a la pregunta, comentario, sugerencia o solicitud enviada.

Solo buscamos recopilar o recibir la información razonablemente necesaria para los fines descritos en esta política, la prestación de servicios dentales, cumplimiento legal, operaciones administrativas, respuesta a consultas o comunicaciones autorizadas.

Podemos usar la información para fines legales y apropiados, incluyendo:

• Responder preguntas, mensajes, comentarios, sugerencias o solicitudes.
• Programar, confirmar, modificar o cancelar citas.
• Prestar evaluación, tratamiento, seguimiento y apoyo dental.
• Mantener registros clínicos y administrativos.
• Procesar facturación, pagos y reclamaciones de seguro.
• Enviar recordatorios de citas y comunicaciones administrativas.
• Coordinar atención con especialistas, laboratorios dentales, farmacias, proveedores de imágenes u otros profesionales involucrados en su atención.
• Mejorar nuestros servicios, operaciones, sitio web y experiencia del paciente.
• Gestionar cumplimiento, calidad, capacitación y administración interna.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, profesionales, de licenciamiento o seguros.
• Proteger derechos, seguridad e integridad de pacientes, personal, sistemas y la práctica.

Cuando usted nos envía un correo electrónico, comentario, sugerencia o mensaje mediante un formulario de contacto general, usamos esa información principalmente para leer, gestionar y responder dicha comunicación. Salvo que exista una obligación legal aplicable o una necesidad operativa legítima relacionada con la solicitud presentada, no usamos dicha información para fines distintos a la atención y seguimiento de la comunicación enviada.

No usamos la información para fines incompatibles con nuestros servicios dentales, la relación paciente-clínica, obligaciones legales, respuesta a consultas o comunicaciones autorizadas.

Cuando HIPAA aplique, la información relacionada con su salud, tratamiento, pago o identidad como paciente puede considerarse Información de Salud Protegida o PHI.

Podemos usar o divulgar PHI según lo permitido o requerido por la ley, incluyendo para:

• Tratamiento: proporcionar, coordinar o administrar atención dental.
• Pago: facturar y cobrar servicios a usted, su seguro u otra parte responsable.
• Operaciones de atención médica: operar la práctica dental, mejorar calidad, capacitar personal, realizar cumplimiento y administrar funciones internas.
• Cumplimiento legal: responder a obligaciones federales, estatales o locales.
• Fines regulatorios, salud pública o seguridad: cuando la ley lo permita o requiera.
• Usos autorizados por usted: cuando se requiera autorización escrita.

No vendemos su Información de Salud Protegida. No usamos PHI para marketing cuando HIPAA requiera autorización escrita, salvo que usted otorgue dicha autorización.

No vendemos ni alquilamos información personal de pacientes.

Podemos compartir información únicamente cuando sea apropiado y permitido por la ley, incluyendo con:

• Dentistas, especialistas, laboratorios, farmacias u otros proveedores involucrados en su atención.
• Compañías de seguros, servicios de facturación, procesadores de pago y administradores de reclamaciones.
• Tebra u otros proveedores tecnológicos, cuando se utilicen para programación de citas, admisión de pacientes, comunicaciones, registros, facturación, gestión de práctica o servicios relacionados.
• Proveedores de tecnología, alojamiento web, correo electrónico, comunicaciones, gestión de registros, soporte técnico o herramientas administrativas.
• Asesores legales, auditores, consultores o representantes profesionales.
• Autoridades, reguladores, tribunales o agencias gubernamentales cuando sea requerido o permitido por la ley.
• Terceros autorizados por usted.

Cuando un proveedor pueda acceder a PHI en nuestro nombre, incluyendo proveedores tecnológicos utilizados por la clínica, procuramos establecer obligaciones apropiadas de confidencialidad y seguridad, incluyendo Business Associate Agreements cuando HIPAA lo requiera.

Usamos salvaguardas administrativas, físicas y técnicas razonables, diseñadas para proteger información personal y PHI contra acceso, uso, divulgación, alteración o destrucción no autorizados.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, capacitación del personal, sistemas protegidos para información clínica y administrativa, acceso basado en funciones laborales, protección física de registros y equipos, revisión de proveedores, procedimientos de respuesta ante incidentes, copias de respaldo y medidas razonables para reducir riesgos de pérdida, acceso no autorizado o interrupción de disponibilidad cuando se mantengan registros dentales electrónicos.

Cuando utilizamos proveedores tecnológicos, de correo electrónico o comunicación, procuramos que existan obligaciones contractuales y de seguridad apropiadas para el tipo de información procesada, incluyendo acuerdos requeridos por HIPAA cuando correspondan.

Sin embargo, ningún método de transmisión electrónica, correo electrónico, formulario web o almacenamiento puede garantizarse como completamente seguro. Por eso alentamos a los pacientes y visitantes a comunicarse con nosotros si tienen preguntas o inquietudes sobre privacidad o seguridad, y evaluamos continuamente formas de mejorar nuestras prácticas.

Nuestro sitio web puede incluir formularios de contacto, solicitudes de citas, correo electrónico u otras herramientas de comunicación, algunas de las cuales pueden operar a través de proveedores externos. Recomendamos no enviar información médica altamente sensible mediante formularios generales, correo electrónico no seguro o mensajes no cifrados, salvo que indiquemos un canal apropiado.

Los formularios generales de contacto, correos electrónicos, comentarios, sugerencias o consultas se utilizan principalmente para gestionar, revisar y responder la comunicación recibida. Salvo que exista una obligación legal aplicable o una necesidad operativa legítima relacionada con la solicitud presentada, no utilizamos dicha información para fines distintos a la atención y seguimiento de la comunicación enviada.

Los formularios generales de contacto no están destinados a la transmisión de Información de Salud Protegida ni de información médica altamente sensible. Recomendamos utilizar únicamente los canales designados por la clínica para el intercambio de información clínica o relacionada con el tratamiento.

No utilice este sitio web, formularios de contacto, correo electrónico o mensajes electrónicos para reportar emergencias médicas o dentales. Si considera que está experimentando una emergencia médica o dental, comuníquese con los servicios de emergencia correspondientes, llame al 911 o busque atención médica inmediata.

Si usted envía información mediante formularios, portales, programación de citas o funciones de comunicación utilizadas por la clínica, dicha información puede ser procesada a través de plataformas de terceros en relación con los servicios prestados a la clínica.

Si usted nos contacta por correo electrónico, formulario web, llamada o mensaje de texto, podemos responder usando el mismo medio o uno similar, salvo que solicite otro canal.

Al proporcionar su número de teléfono, usted autoriza que podamos contactarlo para fines relacionados con citas, tratamiento, facturación, seguimiento, coordinación de atención y asuntos administrativos.

Si utilizamos llamadas automáticas, mensajes pregrabados o mensajes de texto automatizados, lo haremos conforme a la ley aplicable, incluyendo la Telephone Consumer Protection Act, conocida como TCPA.

Las comunicaciones promocionales o de marketing por mensaje de texto solo se enviarán cuando estén permitidas por la ley y con el consentimiento requerido. El consentimiento para recibir mensajes promocionales no es una condición para recibir servicios dentales.

Usted puede revocar su consentimiento para recibir mensajes de texto promocionales en cualquier momento respondiendo “STOP” o “BAJA” a cualquier mensaje recibido, o comunicándose directamente con la clínica. Pueden aplicar tarifas de mensajes y datos según su operador móvil.

Optar por no recibir mensajes promocionales no necesariamente detiene comunicaciones relacionadas con citas, tratamiento, facturación o asuntos administrativos, salvo que la ley lo requiera o usted solicite un canal alternativo apropiado.

Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para funciones básicas del sitio, seguridad, medición de rendimiento y mejora de la experiencia del usuario.

Debido a la naturaleza sensible de los servicios de salud, evaluamos cuidadosamente el uso de herramientas de terceros, incluyendo analítica web, formularios, agendas en línea, chats, call tracking, publicidad digital o tecnologías de rastreo.

No instalamos ni configuramos conscientemente tecnologías de rastreo de terceros para recopilar o transmitir Información de Salud Protegida sin una base legal aplicable, una autorización válida del paciente cuando sea requerida, o los acuerdos de confidencialidad y protección correspondientes, incluyendo Business Associate Agreements cuando HIPAA los exija.

No utilizamos conscientemente herramientas como Meta Pixel, Google Analytics estándar u otras tecnologías publicitarias o de analítica en páginas, formularios, portales o flujos donde puedan recopilarse datos de salud, solicitudes de citas, síntomas, tratamientos, información del paciente o cualquier dato que pueda constituir PHI, salvo que dichas herramientas hayan sido revisadas y configuradas conforme a HIPAA y demás leyes aplicables.

Los formularios, portales, herramientas de programación o funciones de comunicación utilizadas por la clínica pueden utilizar cookies, herramientas de seguridad o tecnologías técnicas necesarias para operar esos servicios. Recomendamos revisar los avisos de privacidad y términos aplicables de dichos proveedores para información adicional sobre cómo procesan información a través de sus plataformas.

Si utilizamos proveedores de agenda en línea, formularios, chat, call tracking o analítica, procuramos limitar la información recopilada, evitar la transmisión innecesaria de datos identificables, revisar las configuraciones de privacidad y establecer acuerdos apropiados con los proveedores cuando corresponda.

Usted puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, aunque algunas funciones del sitio podrían no funcionar correctamente.

Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios de terceros. No controlamos ni somos responsables por las prácticas de privacidad, seguridad o contenido de esos sitios.

Recomendamos revisar las políticas de privacidad de cualquier sitio externo antes de proporcionar información personal.

Dependiendo de HIPAA, la ley estatal aplicable y otras normas, usted puede tener derecho a:

• Solicitar acceso a ciertos registros que mantenemos sobre usted.
• Solicitar copia de su información de salud.
• Solicitar corrección de información incorrecta o incompleta.
• Solicitar restricciones sobre ciertos usos o divulgaciones.
• Solicitar comunicaciones confidenciales por un medio o dirección específica.
• Solicitar un registro de ciertas divulgaciones de PHI.
• Revocar autorizaciones previas, cuando la ley lo permita.
• Recibir notificación si una brecha de PHI no asegurada le afecta, cuando la ley lo requiera.
• Presentar una queja ante la clínica o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos.

Bajo HIPAA y las reglas aplicables de Florida, las solicitudes de acceso o copias de registros dentales se atenderán de manera oportuna. En Florida, salvo circunstancias fuera del control del proveedor, una respuesta o entrega oportuna de copias de registros dentales significa menos de 30 días desde la solicitud escrita del paciente o su representante legal.

Cuando HIPAA, la ley de Florida u otra norma aplicable establezcan diferentes requisitos, procuraremos cumplir con el requisito más estricto o protector aplicable.

Algunas solicitudes pueden estar sujetas a verificación de identidad, limitaciones legales, requisitos clínicos, conservación obligatoria de registros o excepciones permitidas por la ley.

Si considera que sus derechos de privacidad han sido vulnerados, o si tiene preguntas sobre cómo se ha manejado su información, puede comunicarse con nosotros usando la información de contacto indicada al final de esta política.

No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja, hacer preguntas o ejercer derechos disponibles bajo la ley aplicable.

En caso de acceso no autorizado, incidente de seguridad o brecha que afecte información personal o Información de Salud Protegida, la clínica responderá de conformidad con HIPAA, HITECH, la Florida Information Protection Act (FIPA), Fla. Stat. § 501.171, y demás leyes federales y estatales aplicables, incluyendo obligaciones de investigación, mitigación y notificación cuando correspondan.

También puede presentar una queja ante la Office for Civil Rights del U.S. Department of Health and Human Services:

https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint

Conservamos información personal, Información de Salud Protegida y registros dentales conforme a HIPAA, las leyes federales aplicables, el Capítulo 466 de los Florida Statutes, las reglas de la Florida Board of Dentistry, requisitos de seguros, obligaciones regulatorias y demás normas aplicables a la práctica odontológica.

En Florida, los registros dentales del paciente deben conservarse durante al menos cuatro (4) años desde la fecha de la última cita, examen o tratamiento, según corresponda bajo las reglas aplicables de la Junta de Odontología de Florida.

Cuando existan diferentes plazos aplicables, o cuando sea razonablemente necesario para continuidad de la atención, facturación, auditorías, defensa de reclamaciones, cumplimiento legal, seguros o asuntos regulatorios, podremos conservar la información por un periodo más largo.

Los correos electrónicos, mensajes de contacto o sugerencias generales podrán conservarse durante el tiempo razonablemente necesario para responder la comunicación, mantener registros administrativos, resolver solicitudes, cumplir obligaciones legales o proteger los intereses legítimos de la clínica.

En el caso de menores de edad, registros relacionados con reclamaciones, tratamientos en curso, seguros o posibles disputas, la clínica podrá conservar los registros por periodos adicionales cuando sea requerido o permitido por la ley aplicable o por razones legales y profesionales prudentes.

HIPAA no establece por sí sola un periodo general de conservación para registros médicos o dentales; sin embargo, exige que la PHI sea protegida adecuadamente durante todo el tiempo en que sea mantenida por la práctica.

Cuando la información ya no deba conservarse, será eliminada, destruida o anonimizada de manera razonable y conforme a nuestras políticas internas y la ley aplicable.

Nuestro sitio web no está dirigido a niños menores de 13 años y no buscamos recopilar conscientemente información personal en línea de menores de 13 años sin el consentimiento apropiado de un padre, tutor legal o representante autorizado.

Podemos recopilar y mantener información sobre menores cuando se soliciten o presten servicios dentales. Padres, tutores legales o representantes autorizados pueden tener derechos sobre la información de un menor, sujetos a HIPAA y a la ley estatal aplicable.

Podemos actualizar esta Política de Privacidad y Seguridad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnología, servicios o requisitos legales. La versión actualizada será publicada en nuestro sitio web con una nueva fecha de “Última actualización”.

Esta Política de Privacidad y Seguridad se interpretará de conformidad con las leyes del Estado de Florida y las leyes federales aplicables de los Estados Unidos, sin perjuicio de los derechos que puedan corresponder a los pacientes bajo otras disposiciones legales aplicables.

Para preguntas, solicitudes, comentarios, sugerencias o quejas relacionadas con esta política o nuestras prácticas de privacidad, puede comunicarse con:

Información de contacto

• Excellence in Dentistry
• Dirección: 2480 E Commercial BLVD Suite # 2 Fort Lauderdale, FL 33308
• Teléfono: 954 928 1666
• Correo electrónico: office@excellencedentistryfl.com
• Privacy Officer / Persona de contacto: Kamila Rodriguez